メールの作法

まずは携帯からメールを送付するときの最低守るルール

携帯メールを使っていると送信者名や件名を書かないことが多い。受信者にメールアドレスが登録してあると誰からのメールからかすぐわかるので、チャットのように使えるからである。しかし、携帯だけがメールではなく、むしろパソコンを使ったメールの送受信の方が世の中では普通なのである。そこで、メールの書き方について説明する。

1)件名は必ず入力する。メールをパソコンで受信する人はメールソフトで件名で表示されるからである。件名が空白、あるいはRe; だけだと迷惑メールフィルタにひっかかり受信者が気が付かず削除されてしまうことがある。件名は用件を表すキーワードを含む20文字くらいの長さにする。関連あるメールを探すのに件名をソートしたりするので件名は必須である。

パソコンのメールソフトの表示例。件名が空白なのは学生が携帯から送付する多くのメールの例。 件名にRe: とあるだけでは返信メールであることがわかるだけで、用件が何であるかわからない。メールアドレスも、パソコンの方に登録していないので誰からのメールか分からない。
件名に「ありがとうございました」とか「お礼」とかだけでもわからない。「xxの件ありがとうございました」の方がいいし、「ありがとうございました」は本文に書くべき言葉なので、「xxの件、お礼』とかのほうがいい。Fwd: とは転送されたメールの意味。このメールソフトでは左に曲がっている矢印は返信したの意味。
上2つと一番下は件名で用件がわかるので良い例である。

2)本文にはまず最初に相手方の名前を書く。メールはCc:*1で送られることがある。ある相手に送付したメールだが、参考に他の人にも読んでほしいということがあるからである。つまりCc とされた受信者は自分宛に来たのか、それとも参考に読んでほしいという内容のメールなのかすぐには判明しないので、相手の名前を書くことが必要である。最初に 「目白太郎様」とあったら要件は目白太郎さん宛で、受け取ったひとが目白太郎さんでなければ、Ccで送られたことが分かる。目白太郎様 Cc:目白花子様、佐藤郡衛様 とするともっと親切だ。

3)本文には相手の名前に続き、送信者の名前を書く。所属を添える。氏名だけでは誰だかわからない。教員に対しては「3年A組の目白花子です。」などとする。用件が学籍番号も有った方がいいときは学籍番号も書く。メールアドレスだけで携帯では送信者の本名が表示されるが、パソコンのメールソフトでは、別途登録しない限り、送信者としてメールアドレスだけが表示される。携帯のメールアドレスでは差出人がわからない。

4)本文には「xxxの件です」等から始めるといい。メールを読む人には様々なメールがきているわけで、一見して用事がわかるといい。時候の挨拶などの冒頭の語句は不必要である。短く要領よくまとめてあるメールが好ましい。「おつかれ様です」で始まるメールは好ましくない。朝いちばんで「おつかれ」といわれると怒る人がでてくる。深夜に書いたメールだけど読むのは朝かもしれないからだ。よけいな挨拶は省いてかまわない。

5)最後は、「以上です。」とかで締めるといい。なくてもいいが。

*1 Cc: Carbon copy の略。宛先の人もCcにある人も誰にメールが送られたのか、メールアドレスで判明する通常Cc には、メールを参考に読んで欲しいときに書く。

Bcc: Blind carbon copy の略。Bccに書かれたメールアドレスは、宛先の人には分からない。宛先の人に走られたくないが、コピーを送っておいたほうが良い場合に使う。

Cc と Bcc を使い分けること。

要するに、相手があなたが出したメールを読んだとき、どう思われるかを考えて出すことだ。いきなり用件で始まってもいいこともあるし、そうではない場合もある。相手の立場を考えることが必要不可欠なのである。

メールアドレス

au とか docomo はインターネットでは使っては行けない文字列のメールアカウントを作成することを許してしまった。その結果インターネットでは規則違反のメールアドレスを使っている学生がいる。このような規則違反のメールはパソコンや中継サーバで取り除かれる場合がある。したがって以下の規則に反しているメールアドレスは至急、変更すべきである。

@の前の文字列をアカウント名、@以降の文字列をドメイン名という。携帯は特殊でアカウント名を自由に変更できるが、インターネットではアカウント名は変更できず、新たなアカウントを作るしかない。ドメイン名は会社、大学等の組織が使うもので、これもユーザが勝手に変更はできない。

学生の携帯のメールアドレスには、不快なものもある。ふざけた文字列にしているものもある。友人同士ならいいが、これからは、目上の人にも送信/返信したりするわけなので、あまりひどい文字列にしないようにする。

1)次の文字は原則として使用できない
  / ! “@ # $ % & ‘ ( ) = ~ | \ ^ : ; * + ? < > , ` [ ] { }
2)@マークの直前に記号を使ってはならない
3)ドット(. )、アンダーバー(_ )は2つ以上連続してはならない
4)アカウント名(@マークより前)にドット(. )を2つ以上含んではならない
5)メールアドレスは記号で始まってはならない

現在では au も docomo もこの規則を遵守して、違反するメールアドレスは作れないようになっているようだが、以前に作成したアドレスは使えるようになっているので、携帯同士のメールの交換は問題ないが、インターネット上では問題が生じるので、至急変更すべきである。

このようなメールアドレスをメーリングリストに登録することは可能だが、配信される保障はない。またこのようなメールアドレスからメーリングリストに投稿しても配信されない。

[迷惑メール]

携帯のメールアドレスは自由に変更できる。

携帯のアドレス帳のメールアドレスはスマホでは変なアプリを入れると勝手に盗まれる。盗むのではなくて、友達の輪を広げるといって、Facebook では招待メールが知らない間に送付されたりする。受け取る方は迷惑である可能性がある。スマホからネットショッピングするとメールアドレスがあっというまに知れわたって、余計な広告メールが来る。

いろいろな原因で迷惑メールが来るからメールアドレスを変更することになる。メールアドレスを変更すると、変更したことをいちいち連絡する必要がある。面倒だ。

そこでスマホを使っている人にお薦めはGmail である。多分、購入時からGmail のアプリがあるでしょ。Google に申請してメールアカウント(メールアドレス)を取得して、友人同士ではなく教員とか、卒業して職場の先輩とかでメールの送受信を行うときはこちらを使う。スマホとパソコン両方で使える。Gmailでは全世界のユーザの大量のメールを取り扱うので迷惑メールフィルターがしっかりできており、ほとんどの迷惑メールを排除してくれる。

下記のメーリングリストにはGmail のメールアドレスを登録しておくと、スマホ、自宅の大学のパソコン、ネットカフェのパソコンなんでも送受信できるので利用価値がある。

メーリングリスト

メーリングリストとは、一斉に多くの人へ同じメールを送信するときに使う。あらかじめサーバにメールアドレスのリストを作成しておき、このリストの名前に送信するとリストに登録されているメールアドレスに一斉に送信される。サーバによってメーリングリストは自由に作成できる場合もあるが、通常はサーバの管理者の許可の上、作成することになる。メーリングリストでは、リストに登録してあるメールアドレスからしか送信(投稿)できないように設定されている。したがってメールアドレスを変更した場合、新しいメールアドレスからこのメーリングリストにアドレスを変更したと連絡しても、新しいメールアドレスはリストに登録されていないので、メールは届かない。メールアドレスを変更した場合は管理者に連絡するしかない。

メーリングリストから受け取ったメールに対して単純に「返信」を選択すると、メーリングリストに送信した(投稿した)人へ返信される場合と、メーリングリストに返信される(つまり返信メールが全員に配信される)場合がある。諸君が使っている1xxxpt@mike....というメーリングリストは、メーリングリストに投稿した人へ返信されるように設定してある。全員に伝わるように返信したい場合はメーリングリスト宛に送信する。

携帯メールのアドレスを登録していると、携帯のほうで迷惑メールフィルタでメーリングリストからのメールが届かないことがある。迷惑メールフィルタの設定で自分の属するメーリングリストからのメールが受信できるように設定すること。

docomoユーザへ

メーリングリストに登録しているdocomo にユーザが一人でも、メーリングリスト宛のメールを迷惑メールにすると、他のdocomoユーザにメールが届きません。docomo が迷惑メールを止める手段として使っていて、これを変更できません。メーリングリストからのメール受け取れるように設定してください。さもないと他のユーザにも届かなくなります。こちらを読んでください。

メーリングリストに投稿できるのは、登録者の登録メールアドレスからのメールだけである。携帯とパソコンのメールアドレス両方でメールの送受信したい人は、べつのメールアドレスを管理者に連絡する必要がある。

スマートフォンの利用者、特にiPhone 以外のスマートフォンの利用者はアンチウイルス対策を実施すること。むやみにゲーム等をダウンロードすると、ウイルスが仕込まれていて、あなたの情報、アドレス帳などが盗まれる。アドレス帳が盗まれると、そこにあるアドレスに迷惑メールが届くことになる。この迷惑メールには、またウイルスが仕込まれていたりして、どんどん迷惑メールがあなたの友人に届くことになる。